Tietosuoja- ja rekisteriseloste | Meadow Cosmetics

MEADOW COSMETICS / AQUALUX OY ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste koskee Meadow Cosmetics / Aqualux Oy asiakas- ja markkinointitoimintaa. Selosteessa kerrotaan, miten Meadow Cosmetics / Aqualux Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja asiakassuhde- ja markkinointitoiminnassa.

REKISTERINPITÄJÄ

Aqualux Oy, y-tunnus 3320844-9, Itäinen Rantakatu 74, 20810 Turku.

YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Severi Salonen. Häneen voi ottaa yhteyttä rekisteriä koskevissa asioissa sähköpostilla: moi@meadow.fi

REKISTERIN NIMI

Meadow Cosmetics / Aqualux Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja. Jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.

• Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, asiakkuustiedot, maksutiedot, yritys ja sen laskutustiedot, muut asiakkaan mahdollisesti itse antamat tiedot
• Edellä mainittujen tietojen muutostiedot
• Lisäksi rekisteri voi sisältää muita rekisteröityyn ja tämän mahdolliseen asiakassuhteeseen liittyviä muistiinpanoja ja muita asiakassuhteen hyvän hoitamisen edellyttämiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tiedot rekisteröidyn yhteydenottopyynnöistä tai uutiskirjetilauksista.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Rekisterinpitäjä haluaa asiakas- ja markkinointitoiminnallaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla, ja tarjota rekisteröidyille juuri heitä kiinnostavaa sisältöä. Henkilötietoja käytetään Meadow Cosmetics / Aqualux Oy:n:

• Asiakasviestinnän ja markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen
• Asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
• Palveluiden tuottamiseen ja palvelutoimitusten hoitamiseen

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen tai sellaisen sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

TIETOLÄHTEET

Tämän rekisterin henkilötiedot saadaan aina suoraan rekisteröidyltä itseltään.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen luonteen perusteella seuraavasti:

Tavallisten asiakkaiden tietoja säilytetään pääsääntöisesti kolme (3) vuotta rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien.

Kanta-asiakkaiden ja toistuvien tilaajien tietoja voidaan säilyttää jopa viisi (5) vuotta viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta, koska kosmetiikkatuotteillamme voi olla pidempi ostossykli.

Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa, kuten kirjanpitolain edellyttämien tietojen osalta (6 vuotta). Lisäksi Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Asiakkaan henkilötietojen luottamuksellisuus on Rekisterinpitäjälle tärkeää. Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu, ja henkilörekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisteritiedot varmuuskopioinnin ja henkilötietoja sisältävien aineistojen hävityksen tietoturvallisuuteen kiinnitetään erityistä huomiota.

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Rekisterinpitäjä takaa, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Henkilötietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän tai sen tietoja säilyttävien palveluntarjoajien ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.

HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN / EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU ja ETA -alueiden ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi sen käyttäessä ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Nämä siirrot toteutetaan turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Kansainvälisissä tiedonsiirroissa käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses) tai muita GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja. Kaikki henkilötietojen siirrot tehdään noudattaen korkeatasoisia tietoturvakäytäntöjä, kuten tiedon salausta sekä siirron että säilytyksen aikana. Varmistamme myös, että tietoja käsittelevät palveluntarjoajat noudattavat kansainvälisesti tunnustettuja tietoturvastandardeja.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot sekä vaatia mahdollisia virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita tietoja korjattavaksi. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastus- ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilörekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta, joko käymällä henkilökohtaisesti tämän luona, tai lähettämällä allekirjoitetun kirjeen tai vastaavalla tavalla varmennetun asiakirjan, jotta voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Tarkastuspyyntöihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa poistoa rekisteristä edellyttäen, että niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, tai että niiden käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole voimassa Rekisterinpitäjää koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA KÄYTTÖ

Meadow Cosmetics / Aqualux Oy kerää henkilötietoja, kuten puhelinnumeroita, palveluidemme tarjoamiseksi ja parantamiseksi. Käytämme tietoja muun muassa:

• Tilauksista tai tiedusteluista viestimiseen
• Markkinointiviestien, kuten SMS-ilmoitusten, lähettämiseen suostumuksellasi
• Hylättyjen ostoskorien muistutusten lähettämiseen ja ostosten loppuun saattamisen ehdottamiseen

Tietosi käsitellään turvallisesti, ja niitä käytetään vain tässä tietosuojakäytännössä mainittuihin tarkoituksiin.

SMS-MARKKINOINTIOHJELMAN EHDOT

Ohjelman kuvaus ja tietojen käsittely

Keräämme puhelinnumerosi tilin luomisen, kassalla asioinnin tai liittyessäsi SMS-markkinointiohjelmaamme. Näitä numeroita käytetään:

• Päivitysten, tarjousten ja muistutusten lähettämiseen SMS-viestien kautta
• Henkilökohtaisemman ostokokemuksen tarjoamiseen

Emme jaa SMS-opt-in-tietoja kolmansille osapuolille muuten kuin viestien lähettämiseksi tarvittavien palveluntarjoajien kautta.

Hylättyjen ostoskorien muistutukset

Meadow.fi-verkkosivusto käyttää evästeitä ja lisäosia seuratakseen ostoskoriisi lisäämiäsi tuotteita. Näiden tietojen avulla voimme tunnistaa, milloin ostoskorisi on hylätty, ja lähettää sinulle oikea-aikaisia muistutusviestejä oston loppuunsaattamiseksi.

Sijaintitiedot ja sijaintipohjaiset palvelut

Jos käytössä on sijaintitietoja hyödyntäviä palveluita, voimme kerätä laitteen sijaintitietoja tarjotaksemme sijaintiin perustuvia palveluita tai yksilöityä sisältöä. Sijaintitietoja kerätään:

• Kun käytät toimintoja, jotka vaativat sijaintitietoja (esim. myymälähaku)
• Ostokokemuksen parantamiseksi ja relevanttien tarjousten toimittamiseksi

Kaikki sijaintitiedot käsitellään turvallisesti, ja niitä käytetään ainoastaan tässä kuvatulla tavalla.

EVÄSTEET JA SEURANTATEKNOLOGIAT

Meadow.fi-verkkosivusto käyttää erilaisia evästeitä ja seurantateknologioita. Tässä on tarkempi erittely käyttämistämme evästetyypeistä:

Välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä ja ne mahdollistavat mm. ostoskorin käytön, kirjautumisen ja maksusuoritukset. Näitä evästeitä ei voi poistaa käytöstä, sillä verkkokauppa ei toimisi ilman niitä.

Toiminnalliset evästeet

Toiminnalliset evästeet mahdollistavat verkkosivuston käyttökokemuksen personoinnin. Ne muistavat tekemäsi valinnat (kuten kieli- ja aluevalinnat) ja tarjoavat henkilökohtaisempia ominaisuuksia. Nämä evästeet keräävät tietoa anonyymisti eivätkä seuraa liikkeitäsi muilla verkkosivustoilla.

Analytiikkaevästeet

Käytämme analytiikkaevästeitä (kuten Google Analytics) kerätäksemme tietoa siitä, miten kävijät käyttävät verkkokauppaamme. Nämä evästeet keräävät tietoa muun muassa siitä, mitä sivuja kävijät vierailevat useimmin ja mitä virheviestejä he mahdollisesti saavat. Kerätty tieto on anonyymiä eikä yksittäistä kävijää voida tunnistaa.

Markkinointievästeet

Markkinointievästeet auttavat meitä tarjoamaan sinulle kohdennettua mainontaa kiinnostustesi perusteella. Niiden tarkoituksena on näyttää mainoksia, jotka ovat asiaankuuluvia ja kiinnostavia yksittäisille käyttäjille, ja siten arvokkaampia kustantajille ja kolmansien osapuolten mainostajille.

Voit hallita evästeasetuksia selaimesi asetuksissa. Useimmat selaimet antavat mahdollisuuden poistaa evästeet käytöstä tai hyväksyä vain tietyt evästeet. Huomioithan kuitenkin, että jotkin verkkokaupan toiminnot eivät välttämättä toimi oikein, jos poistat evästeet käytöstä.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Meadow Cosmetics / Aqualux Oy voi käyttää asiakkaiden tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin parantaakseen palvelukokemusta. Tämä tarkoittaa, että voimme:

• Analysoida ostohistoriaasi tarjotaksemme sinulle personoituja tuotesuosituksia
• Kohdentaa markkinointiviestejä kiinnostuksiesi ja aiemman ostokäyttäytymisesi perusteella
• Lähettää automaattisia muistutuksia hylätystä ostoskorista

Automaattinen päätöksenteko ei koskaan koske oikeudellisesti merkittäviä päätöksiä, eikä sen tarkoituksena ole aiheuttaa sinulle haitallisia vaikutuksia. Sinulla on aina oikeus pyytää, että tietoihisi perustuvaan päätökseen osallistuu luonnollinen henkilö, sekä ilmaista mielipiteesi ja tarvittaessa riitauttaa automaattisesti tehty päätös.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYKSET

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 29.03.2025.

Meadow Cosmetics / Aqualux Oy seuraa tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluaa kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta.